从2012年12月18日起，如果需要领取出生证、结婚证或是死亡证的复本，在圣保罗州任何一个城市的公证处都可以办理，而无需再前往当时办理这些证件的原始城市，但前提必须是2005年及以后办理的证件。从明年2月份开始，这一过程将更加简便，证件在网上就可以查看到，网址是：www.registrocivil.org.br。
这一系统从今年8月份起就已经进入测试阶段。从明年年初网上查证开通之后，一些在圣保罗州以外城市办证的公民也可以不再回到原先的城市办理了。
与圣保罗州公证部门联网的几个州分别是里约州、圣灵州（ESPIRITO SANTO）和罗东尼亚州（RONDONIA）。这意味着，在这三个州出生的公民如果现在居住在圣保罗，就不需要返回到自己的出生地领取证件复本了。除了出生证之外，还有结婚证和死亡证也将有同样的便利条件，以及法院的查封令、缺席等文件。 另一个新鲜点是，只需要名字和姓氏就可以申请复本。之前需要全名、出生日期、父母名等才可以。
“通过名字就可以找到复本，但是为了防止重名的情况发生，信息越全越好。”圣保罗州自然人登记部门副主席路易斯说。即便是开通了网上系统，如果要领取印制的复本，还需要到附近的公证处办理。“可以在家里打印，但这只相当于复印件。正式的有效的证件，需要在公证处打印。”路易斯。
证件的费用是22.05黑奥。加上手续费等等，总额为39.27黑奥。
这一改变是由司法部门批准的，要求公证处将原先的系统在一定的期限内进行联网。但是目前只有2005年及以后的证件被放在网上。从明年六月份起，将包括1995年及以后的证件。预计至2014年年底，将可把1976年1月份以来的所有证件都放在网上。如果刚刚领取了一个证明，想在网上查看，请注意：圣保罗公证处有10天的时间将这一证件放在网上。